Tài liệu và hồ sơ khác nhau như thế nào?

Tài liệu và hồ sơ khác nhau như thế nào, nhiều bạn còn chưa phân biệt được. Bài viết sau đây sẽ giải thích sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ

Tài liệu là gì và khác với hồ sơ như thế nào?

Tài liệu cung cấp thông tin bằng văn bản về các chính sách, quá trình và quy trình.

Các đặc điểm của tài liệu bao gồm:

• Truyền đạt thông tin cho tất cả những ai cần đến thông tin này, bao gồm nhân viên phòng xét nghiệm, người sử dụng và cán bộ quản lý phòng xét nghiệm;
• Cần được cập nhật và duy trì;
• Phải được thay đổi khi chính sách, quá trình và quy trình thay đổi;
• Thiết lập các định dạng để ghi nhận và báo cáo thông tin bằng cách sử dụng các biểu mẫu chuẩn. Các biểu mẫu này trở thành hồ sơ ngay khi được dùng để ghi chép thông tin.

Một số ví dụ về tài liệu bao gồm: sổ tay chất lượng, các quy trình thực hành chuẩn (QTC) và tài liệu hỗ trợ công việc.

Hồ sơ là gì? Tài liệu sinh ra hồ sơ

Hồ sơ là các thông tin mà phòng xét nghiệm thu thập được trong quá trình thực hiện và báo cáo về một xét nghiệm.

Các đặc điểm của hồ sơ là:

• Cần dễ tìm hoặc dễ tiếp cận;
• Chứa đựng thông tin cố định và không yêu cầu phải cập nhật.

Một số ví dụ về hồ sơ bao gồm: các biểu mẫu đã điền thông tin, biểu đồ, sổ ghi chép về mẫu bệnh phẩm, hồ sơ người bệnh, thông tin kiểm soát chất lượng và các bệnh án.

Thông tin là sản phẩm chính của phòng xét nghiệm, do đó phải quản lý thông tin cẩn thận bằng hệ

thống tài liệu và hồ sơ đầy đủ của phòng xét nghiệm.