Lưu trữ tài liệu và hồ sơ là công việc không thể thiếu hằng ngày, bài viết sau đây sẽ đưa ra tất cả các thông tin về yêu cầu lưu trữ tài liệu và hồ sơ trong hệ thống quản lý chất lượng xét nghiệm.
Nơi cất giữ tài liệu và hồ sơ
Phải quan tâm đến nơi cất giữ tài liệu và hồ sơ vì mục đích chính của tài liệu và hồ sơ là tìm được ngay thông tin khi cần thiết.
Sử dụng hệ thống giấy
Các nội dung sau rất quan trọng khi sử dụng hệ thống giấy để lưu hồ sơ:
- Tính lâu dài: hồ sơ bằng giấy phải được lưu giữ theo đúng thời gian quy định. Để đảm bảo điều này, hồ sơ phải được lưu theo cách ghép các trang với nhau và xếp theo thứ tự, hoặc đóng thành sổ (sổ đăng ký). Các trang phải được đánh số để dễ tiếp cận và dùng bằng loại mực bền màu.
- Khả năng tiếp cận: hệ thống giấy phải được thiết kế sao cho thông tin có thể tra cứu dễ dàng mỗi khi cần thiết.
- An ninh: tài liệu và hồ sơ phải được cất giữ ở nơi an ninh. Vấn đề an ninh bao gồm cả việc duy trì tính bảo mật thông tin người bệnh. Tài liệu cần được cất giữ an toàn để tránh các rủi ro như tràn đổ. Cần lưu tâm đến việc bảo vệ hồ sơ trong các trường hợp có hỏa hoạn, lụt lội, hay các thảm họa khác.
Tính truy nguyên: có thể truy nguyên nguồn gốc của mẫu xuyên suốt các quá trình trong phòng xét nghiệm và cả về sau, có thể biết được ai đã lấy mẫu, ai đã thực hiện xét nghiệm, các kết quả kiểm soát chất lượng của xét nghiệm đã thực hiện bao gồm cả việc in kết quả. Điều này rất quan trọng trong trường hợp có các câu hỏi hoặc các vấn đề liên quan đến bất kỳ kết quả nào mà phòng xét nghiệm đã báo cáo. Tất cả hồ sơ phải được ký, ghi ngày và xem xét để đảm bảo tính truy nguyên trong toàn phòng xét nghiệm được duy trì.
Sử dụng hệ thống điện tử để lưu trữ tài liệu và hồ sơ
Về cơ bản hệ thống điện tử có cùng các yêu cầu như hệ thống giấy. Tuy nhiên, các phương pháp để đạt được các yêu cầu này sẽ khác khi sử dụng máy tính. Cần xem xét các yếu tố sau đây.
- Tính lâu dài: các hệ thống sao lưu là rất quan trọng trong trường hợp hệ thống chính bị hỏng. Hơn nữa, việc bảo trì hệ thống máy tính thường xuyên sẽ giúp giảm thiểu sự hỏng hóc của hệ thống và mất số liệu.
- An ninh: đôi khi tính bảo mật trên hệ thống máy tính khó đảm bảo hơn vì nhiều người có quyền truy cập vào dữ liệu
- Tính truy nguyên: các hệ thống hồ sơ điện tử cần được thiết kế theo cách cho phép truy nguyên mẫu xuyên suốt toàn bộ quá trình trong phòng xét nghiệm. Sáu tháng sau khi thực hiện xét nghiệm vẫn có thể xem hồ sơ và xác định ai đã lấy mẫu và ai đã thực hiện xét nghiệm.
Thời gian lưu trữ hồ sơ
Mỗi phòng xét nghiệm thời gian lưu trữ hồ sơ phải được xác định dựa vào một số yếu tố sau:
- Khoảng thời gian phòng xét nghiệm cần có để tiếp cận hồ sơ của mình;
- Các yêu cầu hay tiêu chuẩn của chính phủ tuyên bố về thời gian lưu trữ hồ sơ;
- Phòng xét nghiệm tham gia các nghiên cứu đang được thực hiện yêu cầu có số liệu của nhiều năm;
- Khoảng thời gian giữa các lần đánh giá hoặc kiểm tra phòng xét nghiệm.
Xem các bài viết về chủ đề quản lý tài liệu và hồ sơ: Tại đây
