Yêu cầu về tổ chức và quản lý phòng xét nghiệm bài viết sau đây trình bày định nghĩa, các đặc tính thiết yếu để thành công, yêu cầu về tổ chức, thực hiện vai trò lãnh đạo, trách nhiệm của cán bộ quản lý và cam kết lãnh đạo.
Định nghĩa về tổ chức và quản lý phòng xét nghiệm
Thuật ngữ tổ chức trong mô hình quản lý chất lượng được dùng để mô tả việc quản lý và cơ cấu tổ chức của PXN
Các đặc tính thiết yếu để thành công trong tổ chức và quản lý phòng xét nghiệm
Điều kiện tiên quyết để một HT QLCL thực hiện thành công là sự cam kết của các nhà quản lý.
– Lãnh đạo ở tất cả các cấp phải hoàn toàn ủng hộ và tích cực tham gia vào các hoạt động của hệ thống chất lượng. Sự hỗ trợ cần được thể hiện rõ để tất cả nhân viên hiểu được tầm quan trọng của sự nỗ lực để xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng thành công.
– Thiếu sự tham gia của các nhà quản lý sẽ không thể có các chính sách đúng đắn và nguồn lực cần thiết để hỗ trợ cho HT QLCL PXN.
– Yếu tố quan trọng thứ hai là các mục tiêu chất lượng của tổ chức đó được đáp ứng.
– PXN phải là một tổ chức có cơ cấu hợp pháp theo luật pháp của nước sở tại quy định.
– Phải có sẵn tất cả các yếu tố về tổ chức theo yêu cầu để đảm bảo HT QLCL hoạt động một cách thích hợp.
Yêu cầu chính của tổ chức và quản lý phòng xét nghiệm
Các yêu cầu quan trọng của tổ chức nhằm xây dựng HT QLCL thành công bao gồm những nội
dung sau:
– Lãnh đạo: Lãnh đạo PXN phải hoàn toàn cam kết việc thực hiện hệ thống QLCL, lãnh đạo cũng cần có kỹ năng định hướng, xây dựng nhóm và khuyến khích nhân viên, có phương pháp giao tiếp tốt và khả năng sử dụng các nguồn lực một cách có trách nhiệm.
– Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu của tổ chức cần được xác định rõ ràng, phản ánh qua sơ đồ tổ chức với việc phân công trách nhiệm rõ ràng.
– Quá trình lập kế hoạch: Việc lập kế hoạch cần nêu rõ khung thời gian, trách nhiệm thực hiện các hoạt động, tính sẵn có của nguồn nhân lực và việc sử dụng nguồn nhân lực, việc quản lý luồng công việc, và các nguồn tài chính.
– Thực hiện: Việc thực hiện yêu cầu một số vấn đề phải được các nhân viên quản lý giải quyết. Những vấn đề này bao gồm việc quản lý các dự án và các hoạt động, điều động các nguồn lực để hoàn thành kế hoạch, đảm bảo về mặt thời gian và đạt được mục tiêu đề ra.
– Giám sát: Khi các hợp phần của HT QLCL đã được thiết lập sẵn sàng, cần có các quá trình giám sát để đảm bảo hệ thống đang hoạt động, đang đạt được các điểm mốc/mục đích và các tiêu chuẩn đề ra. Yếu tố này rất quan trọng giúp đạt mục tiêu chính của HT QLCL , đó là sự cải tiến liên tục.
Thực hiện vai trò lãnh đạo
Sự lãnh đạo có thể được định nghĩa theo nhiều cách, và là yếu tố quan trọng đối với sự thành công
của bất kỳ tổ chức nào.
Phải phân biệt sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý.
Một cán bộ lãnh đạo tốt sẽ sử dụng quyền lực một cách có trách nhiệm. Các vai trò quan trọng của một cán bộ lãnh đạo bao gồm:
– Đưa ra tầm nhìn;
– Định hướng cho việc thiết lập mục tiêu;
– Tạo động lực cho nhân viên;
– Khích lệ nhân viên
Một cán bộ lãnh đạo tốt sẽ cho giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của nhiệm vụ và trách
nhiệm của từng cá nhân
Trách nhiệm của cán bộ quản lý
Theo ISO 15189 : “Quản lý PXN phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện HT QLCL, cải tiến liên tục tính hiệu quả của hệ thống…”
Các cán bộ quản lý phải có trách nhiệm:
– Xây dựng các chính sách và quá trình của HT QLCL ;
– Đảm bảo tất cả các chính sách, quá trình, quy trình và hướng dẫn đều được xây dựng và lưu giữ dưới dạng văn bản;
– Đảm bảo rằng tất cả nhân viên điều hiểu rõ các tài liệu, hướng dẫn, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ;
– Cung cấp cho nhân viên quyền hạn phù hợp và các nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ.
Các cán bộ quản lý chịu trách nhiệm cung cấp Sổ tay chất lượng (STCL) trong đó có mô tả HT QLCL. STCL là phương tiện/tài liệu hướng dẫn mà qua đó các chính sách được thiết lập và truyền đạt đến các nhân viên và khách hàng.
Trưởng/ phụ trách PXN có trách nhiệm chính về việc xây dựng tổ chức để có thể hỗ trợ triển khai HT QLCL. Họ có trách nhiệm xây dựng chính sách, phân công quyền hạn và trách nhiệm phù hợp, đảm bảo nguồn lực và xem xét các khía cạnh khác của tổ chức nhằm tối ưu hóa các chức năng HT QLCL. Trưởng/phụ trách PXN phải đảm bảo nhân viên tuân thủ các chính sách chất lượng đã đề ra trong STCL.
Cán bộ quản lý chất lượng hỗ trợ việc phát triển/xây dựng chính sách, lập kế hoạch và thực hiện HT QLCL. Họ có trách nhiệm thực hiện, giám sát, và phải trao đổi thông ti về tất cả các khía cạnh của HT QLCL cho Trưởng/ Phụ trách PXN.
Nhân viên PXN (các kỹ thuật viên xét nghiệm ) chịu trách nhiệm hiểu rõ cơ cấu tổ chức của PXN, bao gồm cả các quyền hạn và trách nhiệm được chỉ định. Nhân viên PXN phải tuân thủ mọi chính sách chất lượng trong công việc hàng ngày của họ.
Cam kết của lãnh đạo
Điều quan trọng nhất của một chương trình thực hiện HTQLCL thành công là phải có được sự tán thành/đồng ý từ ban lãnh đạo cơ sở. Khi triển khai một HT QLCL, hãy xác định rõ ‘lãnh đạo cấp đủ cao’ bao gồm những người có thể đưa ra quyết định, những người mà sự tán thành và hỗ trợ của họ đảm bảo sẽ sự sống còn của HT QLCL. Cuối cùng, cán bộ quản lý phải truyền đạt sự cam kết của mình, cách thức, khuyến khích và cổ vũ ‘tinh thần’ đến toàn bộ nhân viên PXN.
Các viết cùng chủ đề
