Sau bước lập kế hoạch đã trình bày ở bài trước, tổ chức cần tiến hành các công việc theo trình tự để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
Chức năng thực hiện khi bắt đầu
Ngay khi kế hoạch được viết ra và tán thành, việc thực hiện sẽ bắt đầu. Những gợi ý sau sẽ giúp
PXN trong quá trình này.
– Cam kết ngay từ đầu sẽ hoàn thành dự án và đạt được các mục tiêu đề ra. Xem xét với thái độ tích cực – một cách tiếp cận “có thể làm được’.
– Chuẩn bị để thực hiện theo các giai đoạn. Điều quan trọng là phải tránh không để nhân viên bị nản chí, do vậy, khi bắt đầu cần chọn ‘những công việc vừa phải’ có thể quản lý được. Bố trí ngày bắt đầu chéo nhau cũng rất có ích; dùng các thứ tự ưu tiên đã thiết lập để quyết định ngày bắt đầu.
– Quyết định các yêu cầu về nguồn lực sớm trong quá trình thực hiện và đảm bảo các nguồn lực cần thiết trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Nếu làm việc trong môi rường hạn hẹp về nguồn lực thì cần chọn các hoạt động ban đầu là những hoạt động có thể thực hiện được với khoản kinh phí và đội ngũ nhân viên sẵn có – có rất nhiều hoạt động như thế, ví dụ, cải tiến tài liệu, hồ sơ, hay soạn thảo các quy trình thực hành chuẩn đã cập nhật và cải tiến.
– Kết nối tất cả nhân viên bằng cách trao đổi thông tin một cách hiệu quả. Nếu cần phải đào tạo để nhân viên hiểu rõ hệ thống chất lượng và các mục đích của hệ thống thì nên tiến hành đào tạo trước khi triển khai các nhiệm vụ khác.
Chức năng thực hiện theo thời gian
Là một phần của quá trình lập kế hoạch, PXN phải thiết lập mốc thời gian cho các nhiệm vụ phải thực hiện, kể cả ngày hoàn thành dự kiến. Mốc thời gian này là một phần quan trọng của quá trình vì nó cho phép mỗi người trong PXN quan sát được tiến độ. Sơ đồ Gantt là một công cụ trình bày trực quan rất hữu dụng về mốc thời gian dự kiến; sơ đồ này cho thấy nhiệm vụ phải làm cùng với thời gian bắt đầu và kết thúc.
Các mốc thời gian cần được xây dựng cẩn thận, cho phép có thời gian thích hợp để hoàn thành công việc. Không để cho nhân viên PXN bị choáng ngợp bởi những nhiệm vụ cần phải hoàn thành.
Cung cấp nguồn lực
Trong quá trình lập kế hoạch, tất cả các nguồn lực bổ sung cần thiết sẽ phải được xác định. Khi bắt đầu thực hiện, hãy chắc rằng những nguồn lực này đã có đủ và sẵn sàng. Một số nguồn lực cần phải cân nhắc như:
– Tất cả các yêu cầu tài chính : xây dựng kinh phí;
– Các nhu cầu cá nhân: có yêu cầu bổ sung nhân sự PXN không, có cần đào tạo cho bất cứ
nhân viên nào không?
– Các nhu cầu về cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư và máy tính.
Cơ sở giám sát
Việc thiết lập một hệ thống để giám sát quản lý chất lượng là rất quan trọng trong khi triển khai hệ thống chất lượng. Chính phần giám sát và duy trì hệ thống quản lý tốt sẽ đem lại sự cải tiến liên tục, là mục tiêu chung của hệ thống chất lượng thực sự. Giám sát bao gồm việc khả năng kiểm tra từng phần của hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động đúng đắn.
Thiết lập chương trình giám sát
Có rất nhiều trong quá trình thiết lập một chương trình nhằm giám sát sự tuân thủ đối với hệ thống chất lượng.
– Phân công trách nhiệm cho quá trình này. Thông thường, cán bộ quản lý chất lượng sẽ là người chịu trách nhiệm chính về chương trình giám sát.
– Xây dựng các chỉ số hay các mốc chuẩn qua việc sử dụng chính sách chất lượng PXN. Các chỉ số này sẽ được giám sát theo thời gian.
– Xây dựng hệ thống cho quá trình giám sát; thiết lập thời gian hay tần suất kiểm tra, quyết định quản lý việc giám sát như thế nào.
– Tiến hành đánh giá, tiếp theo sau là việc xem xét của quản lý; những hoạt động này tạo
thành hai công cụ quan trọng để giám sát sự tuân thủ.
Cần thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ. Hoạt động này rất có giá trị đối với công tác đánh giá và được yêu cầu bởi ISO15189.
Xem xét của cấp quản lý là một hợp phần đặc biệt có giá trị trong quá trình giám sát. Việc xem xét tất cả thông tin phù hợp của các hệ thống chất lượng phù hợp, và tìm kiếm cơ hội cải tiến là trách nhiệm của quản lý.
