Tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng là bài viết trình bày đầy đủ các khía cạnh về tài liệu. Giúp bạn đọc nắm bắt nhanh nhất
Xem thêm: Tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng xét nghiệmHệ thống cấp bậc tài liệu
Biểu tượng một cái cây là cách thể hiện rõ ràng mối quan hệ giữa chính sách, quá trình và quy trình. Rễ cây tượng trưng cho các chính sách và là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác. Thân cây được xem như các quá trình, thể hiện một loạt các bước hay luồng công việc xuyên suốt phòng xét nghiệm. Lá cây được ví như các quy trình; sẽ có nhiều quy trình trong phòng xét nghiệm để hoàn thành các hoạt động hay công việc.
Sổ tay chất lượng là tài liệu hướng dẫn chung xác định hệ thống chất lượng thông qua các chính sách do phòng xét nghiệm thiết lập. Cấp bậc/độ tiếp theo trong hệ thống phân cấp tài liệu là các quá trình, tập hợp các hoạt động. Các quy trình, có thể là các luồng hoạt động từ các quá trình hay là một phần của một quá trình; đều được mô tả chung là quy trình thực hành chuẩn (QTC). Các hướng dẫn công việc hay tài liệu hỗ trợ công việc là phiên bản rút gọn của các QTC. Cuối cùng là các biểu mẫu dùng để ghi nhận các kết quả; khi hoàn thành phần ghi chép sẽ trở thành hồ sơ.
Tại sao tài liệu lại quan trọng
Tài liệu là các hướng dẫn thiết yếu đối với tất cả các hoạt động của phòng xét nghiệm. Mỗi phòng
xét nghiệm cần có một số tài liệu quan trọng bao gồm:
– Sổ tay chất lượng – Là tài liệu hướng dẫn chung cho hệ thống chất lượng và đưa ra khuôn khổ để thiết kế và thực hiện hệ thống chất lượng. Phòng xét nghiệm phải có Sổ tay Chất lượng cho mục đích công nhận đạt tiêu chuẩn ISO (Sổ tay Chất lượng được thảo luận sâu hơn ở nội dung tiếp theo).
– Quy trình thực hành chuẩn (QTC)—QTC cung cấp các hướng dẫn bằng văn bản từng bước cho mỗi quy trình thực hiện trong phòng xét nghiệm. Các hướng dẫn này rất quan trọng nhằm đảm bảo tất cả nhân viên trong phòng xét nghiệm đều thực hiện các quy trình giống nhau.
– Tài liệu tham khảo –Các tài liệu tham khảo tốt là cần thiết để tra cứu các thông tin khoa học và lâm sàng về bệnh, các phương pháp phòng xét nghiệm và các quy trình. Khi gặp các vấn đề khó diễn giải thì sẽ cần đến tài liệu tham khảo hoặc sách giáo khoa. Ví dụ, khi thực hiện ét nghiệm soi ký sinh trùng tìm tác nhân gây bệnh, thì các ảnh chụp và thông tin mô tả chi tiết là rất hữu ích.
Tài liệu dạng văn bản là yêu cầu của các tiêu chuẩn chính thức của phòng xét nghiệm, kể cả các tiêu chuẩn hướng tới công nhận. Thông thường các tiêu chuẩn yêu cầu các chính sách và quy trình phải ở dạng văn bản và có sẵn. Hầu hết các hoạt động kiểm tra/ đánh giá đều bao gồm công tác kiểm tra tài liệu của phòng xét nghiệm. Tài liệu là một yếu tố quan trọng để đánh giá phòng xét nghiệm.
Tài liệu là công cụ trao đổi thông tin của hệ thống chất lượng. Tất cả các chính sách, quá trình và quy trình phải ở dạng văn bản, để tất cản nhân viên biết được các quy trình thích hợp và thực hiện các quy trình đó. Hướng dẫn chỉ bằng lời nói có thể không nghe hết ý, hiểu nhầm, chóng quên, và khó làm theo. Mỗi người, trong và ngoài phòng xét nghiệm phải biết chính xác họ đang làm việc
gì, và cần làm những gì ở mỗi bước. Do đó, tất cả các hướng dẫn đều phải ở dạng văn bản để đảm bảo luôn sẵn sàng và dễ tiêp cận cho bất cứ ai cần đến.
Tài liệu là sự phản ánh về tổ chức và việc quản lý chất lượng của một phòng xét nghiệm. Một phòng xét nghiệm được quản lý tốt sẽ luôn có một bộ tài liệu đầy đủ để hướng dẫn công việc của họ.
Một nguyên tắc phải tuân thủ là: “Hãy làm những gì bạn đã viết và viết những gì bạn đang làm”
Thế nào là 1 tài liệu tốt
Tài liệu truyền đạt những gì được thực hiện trong phòng xét nghiệm. Tài liệu tốt là tài liệu đáp ứng các yêu cầu sau:
– Được viết rõ ràng và súc tích; tránh giải thích dài dòng, không cần thiết
– Được viết theo văn phong thân thiện với người sử dụng và áp dụng định dạng chuẩn để nhân viên quen thuộc với cấu trúc chung;
– Phản ánh rõ ràng và chính xác các biện pháp, trách nhiệm và chương trình được thực hiện;
– Được duy trì để đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật
Khả năng tiếp cận của tài liệu
Các tài liệu là cần thiết trong quá trình làm việc nên phải dễ tiếp cận cho các nhân viên. Cần có sẵn các quy trình về quản lý mẫu cho nhân viên quản lý mẫu sử dụng Nhân viên làm xét nghiệm cần có các quy trình chuẩn (QTC) để ở vị trí thuận lợi, và có hướng dẫn công việc/quy trình rút gọn được đặt ở vị trí dễ quan sát ngay nơi thực hiện xét nghiệm.
Nhân viên thực hiện xét nghiệm cần tiếp cận trực tiếp với các sơ đồ kiểm soát chất lượng và các hướng dẫn xử lý sự cố cho thiết bị. Tất cả các nhân viên đều phải tiếp cận được với sổ tay an toàn.
